Le prévisionnel de l’artisan

« Faire un prévisionnel ? et puis quoi encore ? je suis artisan, je ne suis pas un gratte papier et je n’ai pas le temps de tirer des plans sur la comète… ! »

Sauf que… si tu trimes 50, 60 ou même 70 heures (!) par semaine pour arriver à peine à subvenir à tes besoins et ceux de ta famille, il y a peut-être deux ou trois petites choses que tu peux facilement améliorer, à condition :

• de prendre le temps de se poser pour comprendre comment ça fonctionne,
• d’avoir le courage de changer certaines choses.

D’abord, de quoi allons-nous parler ? nous allons parler exclusivement des aspects essentiels d’un compte d’exploitation prévisionnel.

On se concentre sur la vraie vie des opérations courantes de l’entreprise, celles qui font l’activité et les revenus des acteurs au jour le jour.

Dans cet article, je te propose de détailler:

1. Ce qu’est un prévisionnel,
2. A quoi sert un prévisionnel pour un petit artisan,
3. Comment déterminer mon taux horaire pour ne pas me planter (avec des exemples chiffrés et même une calculette interactive pour faire le calcul avec tes propres chiffres)
4. Comment considérer la part main d’oeuvre et la part matière/marchandise,
5. Comment le prévisionnel peut t’aider à piloter ton activité commerciale,
6. Comment le prévisionnel peut t’aider à prendre les bonnes décisions.

Alors prêt pour la balade ? Let’s go !

Qu’est-ce qu’un prévisionnel ?

Je comprends que vous soyez perdu, parce que entre les obligations différentes selon les tailles d’entreprises et les statuts d’entrepreneurs, il y a de quoi. Parce que aussi les « professionnels de la profession » de la banque et de la comptabilité ont une langue à part et des codes de vocabulaire qui n’appartiennent qu’à eux … et qui sont souvent trompeurs par rapport au langage commun, celui que nous utilisons toi et moi.

Business plan, prévisionnel, bilan, liasse, compte de résultat, bilan financier, prévisionnel de trésorerie… Autant de notions qui ne signifient pas la même chose d’un interlocuteur à un autre.

J’ai d’ailleurs quelque part sur le site un article glossaire simplifié des termes entrepreneuriaux qui tente d’y voir plus clair dans toutes ces notions.

Ici on ne s’intéresse qu’à la notion de compte de résultat prévisionnel, et pour simplifier nous ne parlerons pas des opérations financières, ni des opérations exceptionnelles qui complètent un compte de résultat. Nous ne parlerons pas non plus de bilan financier d’entreprise, ni des indicateurs financiers.

A quoi sert un prévisionnel ?

Tout le monde dira que pour discuter avec ton banquier, d’une ligne de trésorerie, d’un petit prêt pour un achat de matériel, ou même pour prendre un camion en crédit-bail, sans prévisionnel, tu ne seras pas écouté. Mais si c’est juste pour ça, tu n’auras pas envie de le faire, et ce que tu vas faire n’aura pas d’utilité pour toi.

Alors que te poser et réfléchir quelques minutes à la structure de tes coûts va te faire gagner de l’argent et surtout gagner en sérénité.

“Oui mais moi ce n’est pas pareil, je suis micro-entrepreneur, j’ai même pas de comptabilité!”. Mais justement c’est LE piège du statut de microentreprise: confondre l’obligation d’une comptabilité réduite au minimum et le besoin que tu as de gérer, et même de piloter ton activité !

Quel que soit ton statut, la taille de ton entreprise et son chiffre d’affaires, tu as besoin d’un prévisionnel:

• pour déterminer ton taux horaire,
• pour mesurer l’effort commercial à accomplir,
• pour prendre des décisions,
• pour construire ton tableau de bord permanent

Comment déterminer mon taux horaire ?

Le taux horaire, c’est-à-dire le prix auquel tu dois vendre tes heures à tes clients, est le paramètre le plus sensible de la gestion de ton entreprise. Il doit te permettre de couvrir tous les frais de l’entreprise et te verser une rémunération à la hauteur de tes besoins.

Sur un an, l’équation de base c’est :

C’est donc très simple, mais il faut creuser un peu :

Par exemple les heures vendues :

Tu travailles seul, tu as une capacité de travail dont tu es fier et qui impressionne tout ton entourage. Tu te dis : Moi, c’est 2 semaines de vacances dans l’année, et sinon c’est boulot boulot à fond à raison de 10 heures par jour 6 jours sur 7. Donc on part sur soixante heures par semaine, 50 semaines par an. Même pas besoin de calculatrice, ça fait 3000 heures par an. Waow ! (au passage, une question : tu crois que tu vas tenir longtemps à ce train-là ?)

Mais au fait… tu ne vas jamais au Brico du coin (ou chez ton grossiste préféré) acheter un peu de matériel ? tu ne vas jamais au garage faire réparer ce vieux p*** de camion ? tu ne vas jamais à la déchetterie évacuer des déchets ? Et tes devis, tu les fais quand ? combien de temps tu passes chez tes clients pour faire des métrés, au bureau pour faire le devis, à nouveau chez le client pour leur expliquer le devis ? Et tes devis, tu les signes tous ?

Ne te fais pas d’illusion: même si tu bosses beaucoup, tu fais beaucoup d’heures qui ne sont pas vendables à tes clients.

Dans la pratique, tu dois savoir qu’il va être difficile de vendre plus de 1500 heures… Et vu la sensibilité du paramètre, mieux vaut avoir une vision claire des heures travaillées réellement productives de ton entreprise, que ce soit les tiennes ou celles d’un salarié.

La rémunération du dirigeant et les charges:

Cela dépend de tes besoins, de ta situation personnelle. 2000, 3000, 4000 euros par mois ? Pour information, en 2020, le revenu moyen mensuel d’un artisan du bâtiment hors micro entreprise était de l’ordre de 2700 euros, de l’ordre de 2000 euros en incluant les microentreprises. (Un salarié du secteur gagnait en moyenne 1500 à 2000 euros selon la région et le métier).

Sur cette rémunération tu vas devoir payer des cotisations sociales (compter environ 50% sur la rémunération du dirigeant hors micro, environ 25% sur le chiffre d’affaires en micro).

Les charges fixes de l’entreprise:

Chaque jour, que tu travailles sur un chantier ou pas, ton entreprise a des dépenses fixes : la location de l’atelier, le téléphone, le crédit du camion, l’eau, le gaz, l’électricité, les fournitures et l’outillage, les frais comptables, d’assurance, les frais commerciaux, …

Ces dépenses doivent être couvertes par le taux horaire des heures vendues.

Nota: comme nous ne sommes pas comptables, pour simplifier nous intégrons dans ces charges fixes les dotations aux amortissements des investissements

Les impôts et taxes:

Taxe professionnelle, Contribution foncière des entreprises, formation professionnelle,… sont des dépenses à prévoir qui doivent aussi être couvertes par le taux horaire des heures vendues.

Nota pour les microentrepreneurs : le taux de environ 25% sur le Chiffre d’affaire couvre toutes les charges, mais pas la CFE contribution foncière des entreprises. Attention aux surprises…

Allez, un exemple :

1 artisan dirigeant et un salarié expérimenté à temps plein dans une petite entreprise du bâtiment.

• 28000 € de charges fixes annuelles
• 2400 € d’impôts et taxes annuels
• 2222 € de salaire brut mensuel du salarié
• 3000 € de rémunération nette du dirigeant

Total des dépenses annuelles : 28000 € + 2400 € + 26665 € (12×2222€) + 18665 € (charges 70% sur salaires) + 36000 € + 18000 € (charges 50% sur rémunération dirigeant), soit un total de 129730 €.

Les deux personnes représentent un total d’heures payées d’environ 4000 heures par an (39h par semaine), en enlevant les congés et les jours fériés on arrive à un total d’heures de présence de 3541 h, les heures travaillées descendent à 3391 h quand on enlève les pauses réglementaires.

On va considérer que l’entreprise est parfaitement organisée: toutes les heures travaillées du salarié sont productives. Le patron quand à lui doit visiter les clients, acheter la marchandise, alimenter le chantier, etc … . Sur les 3391 heures, on ne retiendra que 2713 heures vendables.

Le taux horaire minimum à appliquer pour couvrir tous les frais de l’entreprise et rémunérer le dirigeant est alors de : 129730 € / 2713 heures vendables = 47,82 € !

Attention, le calcul du taux est très sensible :

Si le potentiel d’heures vendables est de 3052 heures, le taux minimum passe à 42,50 €.

Si le potentiel d’heures vendables est de 3391 heures (le patron travaille 39h sur le chantier autant que le salarié et traite toutes les activités non productives en dehors des temps de chantier) alors le taux minimum passe à 38,25 €

<aside> 💡 Vous voyez que c’est très sensible, et que le taux ne peut pas être défini “au doigt mouillé”. Trop élevé, vos devis seront trop chers et vous n’aurez pas les chantiers. Trop faible, vous perdrez de l’argent sur les chantiers. C’est-à-dire en fin de compte que votre rémunération ne permettra pas de subvenir à vos besoins !

</aside>

La sensibilité est forte pour le total des heures à vendre, on l’a vu, mais il l’est aussi pour tous les termes de l’équation :

• le total des charges fixes (pas toujours une bonne idée d’acheter le dernier outil à la mode dont on va se servir une fois dans l’année !),
• le taux de cotisations sociales: 50% pour un dirigeant au régime réel, 25% pour un micro-entrepreneur, ça change tout !

Je vous ai préparé une petite calculette simplifiée pour que vous puissiez faire le calcul pour votre cas particulier:

en jaune pâle : vos données et hypothèses à saisir ou corriger, en jaune foncé : les 4 paramètres critiques de gestion. Les autres cellules sont calculées automatiquement.

Alors les produits et les marchandises ne rentrent pas dans le calcul ?

Bien sûr, le plus souvent, votre activité artisanale intègre la vente des produits, marchandises, consommables que vous mettez en oeuvre sur vos chantiers. Vous l’avez compris, je vous conseille de ne pas les intégrer dans le calcul de votre taux horaire. Parce que si vous le faites, certes vous pourriez abaisser votre taux horaire en couvrant une partie des dépenses de l’entreprise par la marge sur les marchandises, mais il y a un risque majeur : cela fait augmenter le prix de vente de ces produits, et possiblement au-dessus du prix public que votre client peut obtenir ailleurs que chez vous. Imaginez que le client décide alors d’acheter lui-même la marchandise: vous ne couvrez plus vos frais ! Ne pas couvrir ses frais c’est perdre de l’argent. Votre objectif de rémunération ne sera pas atteint.

Cela ne veut pas dire que ces marchandises ne doivent pas vous rapporter d’argent : Elles contribuent à améliorer la rentabilité de l’entreprise.

La bonne pratique consiste à vendre ces produits et marchandises au prix public. Votre marge sur les marchandises est alors l’écart entre le prix public et le prix auquel vous avez accès en tant que professionnel chez un grossiste, soit directement, soit par remise ou ristourne.

Cela dépend donc fortement de la capacité de négociation que vous avez avec vos fournisseurs, mais la moyenne constatée est de l’ordre de 30%.

J’en profite pour faire un petit rappel sur les pourcentages:
Si le prix public est de 1000 €, et que votre fournisseur vous fait 30% de remise, vous allez acheter le produit 1000 € – 30%x1000 € soit 1000 € x (1-0,3) soit 1000 € x 0,7 soit 700 €.
–> La remise de 30% accordée sur un prix de vente de 1000 € représente 300 €.
Si vous achetez 700 € et que vous appliquez une marge de 30 % vous allez vendre le produit 700 € + 30%x700 € soit 700 € x (1+0,3) soit 700 € x 1,3 soit 910 €. C’est-à-dire 90 € moins cher que le prix public. Il faudrait prendre une marge de 43% pour afficher le prix public.
–> La marge de 30% prise sur un prix d’achat de 700 € représente 210 €. Une marge de 43% représenterait 300 €.

Autre confusion que je vois souvent (à vrai dire c’est une question de définitions plus ou moins proches du langage courant):

Le taux de marge est le rapport de la marge brute sur le coût d’achat.
Je vends 1000 € un produit que j’achète 800 €, ma marge brute est de 200 € et mon taux de marge est de 25%.
Le taux de marque est le rapport de la marge brute sur le prix de vente.
Je vends 1000 € un produit que j’achète 800 €, ma marge brute est de 200 € et mon taux de marque est de 20%.

Ce que dit le prévisionnel de l’effort commercial à accomplir

On l’a vu, le taux horaire est très sensible au nombre d’heures réellement vendables, qui sont la donnée principale à maîtriser pour piloter la rentabilité de l’entreprise.

Mais ça c’est le plan que vous tracez. Maintenant il faut se coltiner avec la réalité. Et ça ça signifie que les heures vendables doivent être … vendues !

Pour l’exemple précédent, si vous avez calculé votre taux horaire sur la base de 3000 heures vendables pour couvrir 129700 € de charges, mais que sur l’année vous n’avez pas assez de chantiers pour produire ces 3000 heures, alors vous perdrez de l’argent !

Si en moyenne vos 3000 heures représentent 30 chantiers de 100 heures, il faut signer ces 30 chantiers pour atteindre votre rémunération souhaitée.

Si vous n’en signez que 25, vous allez avoir des gros trous d’activité, et surtout vous n’allez couvrir que 25/30 = 85% de vos charges.

Votre rémunération nette sur l’année sera alors de 21000 € au lieu des 36000 € attendus !

Vous allez vous servir du prévisionnel pour tracer votre plan commercial:

30 chantiers de 100 heures dans l’année, ça représente 3 chantiers par mois sur 11 mois.

Le fameux carnet de commande

Il faut signer au minimum ces 3 chantiers par mois pour atteindre vos objectifs. Si vous avez des délais d’approvisionnement de 6 semaines en moyenne, il faut que vous ayez 6 chantiers signés d’avance pour garantir votre niveau d’activité.

L’activité commerciale

Si vous constatez que vous signez 1 devis sur 2 (ce qui est une bonne performance), décrocher 3 signatures signifie que vous devez réaliser 6 devis par mois pour espérer remplir votre carnet de commande. Ayez ces chiffres en tête : Réaliser 6 devis par mois, et avec régularité, c’est du travail!

Vous pouvez commencer à calculer combien de temps cela vous prend réellement de faire un devis : un appel du client, une visite sur site pour définir le projet, réaliser les métrés, prévoir les matériels nécessaires, réaliser le devis (avec le bon taux horaire, bien sûr !), présenter le devis au client, relancer pour la réponse,…

Vous vous souvenez du calcul des heures réellement disponibles pour le dirigeant ? Alors, convaincu ?

L’activité marketing

Mais au fait, pour faire ces 6 devis par mois, il me faut combien d’appels clients (peut-être que tous les appels clients ne débouchent pas sur un devis: ils ont frappé à la mauvaise porte, vous ne réalisez pas le type de travaux qu’ils attendent, ils sont trop loin de votre zone d’intervention, …). Il en faut peut-être encore le double ? Allez, d’accord on part sur 12 appels clients (ou prospects) par mois nécessaires pour remplir votre carnet de commande.

Comment faites-vous pour obtenir à coup sûr et régulièrement ces 12 appels clients/prospects par mois ?

Le bouche à oreille ? La publicité ? Les réseaux sociaux ? les dépôts de cartes de visite chez les fournisseurs ? les distributions de flyers ? le splendide marquage du camion ? Le réseau local de professionnels complémentaires ?…

Tout est possible, il faut trouver le meilleur compromis effort / résultat.

Comment le prévisionnel vous sert à prendre des (bonnes) décisions ?

Le prévisionnel n’est pas un document justificatif que tu produirais pour un banquier. En réalisant toi-même cet exercice, tu comprends quels sont les leviers qui sont à ta disposition pour prendre les meilleures décisions.

J’embauche ou pas un salarié ?

Par exemple, tu n’es pas certain de vendre toutes les heures que tu paierais à un salarié : parce que tu n’as pas suffisamment de notoriété encore, pas assez de demandes clients pour obtenir ce niveau d’activité, ou tout simplement pas suffisamment de visibilité…

Dans cette situation tu ne dois pas embaucher. Une embauche, c’est un salaire chargé compté en charge fixe.

A la place, tu dois traiter ces heures de travail en dépenses variables : un intérimaire recruté uniquement pour la durée d’un chantier signé, un collègue en micro-entreprise qui n’aurait pas assez de charge de travail, …

Dans la pratique, tu n’as guère le choix: si tu as déjà un salarié en CDI, alors tu as la dépense fixe de son salaire chargé. Tu ne peux que utiliser au mieux les heures que tu lui payes : si tu n’as pas la charge correspondante avec tes clients, alors propose à des collègues plus “gros” de réaliser pour eux un chantier en sous-traitance.

L’autre solution est celle du prêt de main d’oeuvre (attention, il y a des règles à respecter pour ne pas tomber dans le piège du trafic de main d’oeuvre: le prêt de main d’oeuvre est très encadré et ne peut être réalisé qu’à but non lucratif, c’est-à-dire que l’entreprise qui prête ne peut facturer que les salaires, les charges sociales et les frais, à l’exclusion de toute marge.

Attention ! Le prêt de main d’oeuvre:

• est soumis à l’accord du salarié et fait l’objet d’un avenant au contrat de travail,
• fait l’objet d’une convention de mise à disposition avec la durée du prêt, l’identité et la qualification du salarié, la définition précise des salaires, charges sociales et frais professionnels qui seront facturés </aside>

Je loue ou j’achète un véhicule

Tu as sans doute compris qu’il en va de même pour toutes les dépenses de l’entreprise: si tu n’es pas sûr du niveau d’activité, tu dois regarder parmi toutes tes dépenses celles qui peuvent être variabilisées (c’est-à-dire des dépenses que ton entreprise ne supporte que lorsqu’il y a une activité). Ainsi tu dois toujours arbitrer entre dépense fixe ou variable sur toute ta structure de coût:

Les dépenses qui peuvent être variables :

• Les dépenses de main d’oeuvre, (un salarié en CDI est une dépense fixe permanente; un intérimaire est une dépense variable, ainsi qu’un achat de prestation d’un micro-entrepreneur, …)
• Les dépenses de matériel, véhicules (arbitrage entre location et achat)

Les autres dépenses sont essentiellement fixes:

Les dépenses liées à l’infrastructure (loyer, maintenance, télécommunication, énergies),

Les dépenses liées au fonctionnement de l’entreprise (frais de comptabilité, d’assurance, bancaires,…)

Revoyons notre calculette : la situation que nous avons vue précédemment, avec un salarié en CDI qu’on ne parvient pas à alimenter suffisamment en activité (83% des heures à vendre sont vendues).

Toutes choses égales par ailleurs, si le salarié était un intérimaire. Le taux intérim comprend toutes les dépenses de salaires, charges et frais associés. Il est couramment compris entre 1,7 et 2,5. Nous avons pris ici 1,9. Mais ce surcoût horaire important ne s’applique qu’aux heures travaillées, et cela fait toute la différence: la rémunération nette du dirigeant passe alors de 1750 €par mois à 2450 €par mois !

Alors, j’embauche ou pas ?

Dans la vraie vie, tu embauches quand ton carnet de commande est plein à ras bord et que tes délais commencent à te faire perdre des chantiers.

Et après t’être posé la question de ton envie: embaucher, cela permet de développer l’activité, mais c’est aussi des responsabilités et du stress supplémentaires !

Ton prévisionnel fixe le cap

et te donne les bons indicateurs pour savoir où tu en es de ta rentabilité

La construction du prévisionnel nous a donné une vision claire de notre structure de coûts et fixe le cap des objectifs à atteindre.

Objectifs de résultat :

Pour le petit artisan, un seul objectif de résultat: la rémunération nette* du dirigeant. Elle se traduit par un résultat d’exploitation positif intégrant l’objectif de rémunération. De cet objectif découle tout le reste de la gestion de l’entreprise.

*je ne détaille pas ici tous les moyens (légaux) d’améliorer cette rémunération nette: optimisation du statut, remboursements de frais professionnels, … . Ces moyens feront l’objet d’autres publications.

Objectifs de performance:

Le taux de productivité : il représente l’efficacité de l’organisation des chantiers. Préparation logistique, qualité du management, formation et autonomie des professionnels en sont les clés. Quand on sait exactement ce qu’on a à faire, qu’on a tout ce qu’il faut pour le faire, et qu’en plus on a les moyens de réagir efficacement à la plupart des aléas qui ne manquent pas de survenir sur un chantier, on est efficace. Les heures travaillées sont pleinement productives.

L’objectif commercial : il représente la capacité à vendre toutes les heures de travail disponibles. Il est le résultat de l’activité marketing et commerciale, et de la qualité des devis.

En bref : La démarche pas à pas

1. Définir le potentiel des heures à vendre
2. En déduire le chiffre d’affaires main d’oeuvre objectif
3. Evaluer le chiffre d’affaires matières/marchandises objectif
4. En déduire le chiffre d’affaires total produit d’exploitation
5. Estimer les charges externes, les taxes et les dotations aux amortissements
6. En déduire le total des coûts d’exploitation
7. Affiner la simulation avec le taux horaire et la marge sur marchandises
8. Estimer l’impact des écarts par rapport au prévisionnel
   • impact des heures vendues insuffisantes
   • impact de la productivité
   • impact de la répartition matières/main d’oeuvre
   • impact de la marge sur matières

Les outils adaptés

• la calculette standard
• la calculette étendue TPEManager
• Microsoft Excel / Google sheets
• (logiciels « de prévisionnel »)
• …