Créer une petite entreprise avec le nouveau guichet unique formalités des entreprises

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d’activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L’utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. (lien disponible en bas de cet article)

J’ai expérimenté ce site pas plus tard que la semaine dernière (fin janvier 2023 pour ceux qui liront cet article plus tard) pour créer ma nouvelle petite entreprise. Je vous donne ici mes quelques retours.

Mes premières impressions d’utilisateur du site formalités des entreprises pour la création de ma petite entreprise

Ce n’est pas tous les jours qu’on crée une petite entreprise. Quand on le fait, c’est bien souvent la seule et unique fois dans toute une vie! Alors la fluidité, la simplicité, la clarté des indications et l’accompagnement à l’utilisation de l’outil sont essentiels.

Pour ma part, c’est la troisième fois que je crée une petite entreprise. J’ai créé mon EURL en 2005 (que j’ai dû fermer en 2013), et une auto-entreprise pour mon épouse en 2010 (maintenant on dit micro-entreprise).

A l’époque les formalités étaient dispersées, et votre parcours pouvait être très différent selon la nature de l’activité (commerciale, artisanale, libérale réglementé ou non,… ), la forme de l’entreprise (auto-entrepreneur, entrepreneur individuel en micro ou réel, SARL ou SARL unipersonnelle, EURL, SAS, SASU, …), et surtout selon la manière dont vous vous faisiez accompagner ou pas sur ce chemin.

Donc maintenant, un seul site pour toutes les formalités d’entreprises, quelles que soient la nature de l’activité et la forme de l’entreprise (entreprise individuelle ou société), et quelle que soit la formalité (création d’entreprise, modification d’entreprise, clôture d’entreprise).

Le site connaît quelques problèmes de mise en route

Victime de son succès ? Mise en place trop rapide ? Je ne sais pas le dire, toujours est-il que le site n’est pas toujours disponible (dans ce cas des messages vous indiquent la plage horaire prévue pour les opérations de maintenance. Mais j’ai pu observer que ces opérations de maintenance jouaient souvent les prolongations !)

Les alertes font (très) peur

Lorsque j’ai enfin pu accéder au site et que j’ai commencé le parcours de création, j’ai été assailli de messages d’alerte en langage informatique en rouge, qui font très peur et peuvent désarçonner toute personne « non geek ».

Bon, j’ai fait comme si je ne les avais pas vus, ces messages, et ça s’est bien passé.

C’est plus compliqué qu’avant pour les micro-entreprises

(ça y est, il nous fait le coup du c’était mieux avant!). Bon, forcément, un site unique proposant tous les parcours possibles pour toutes les formalités possibles pour toutes les entreprises possibles, ça doit un peu compliquer le jeu.

Mais finalement on s’en sort assez facilement, c’est plutôt fluide. Certes il y a encore des champs à renseigner sur lesquels on se gratte la tête (du style « activité précédente », ou « origine »), mais finalement on s’en sort plutôt bien.

L’aide apportée par le chatbot est efficace

J’avais de mauvais souvenirs de la difficulté de la description des activités et des choix possibles dans la myriade de codes d’activité, sachant que ces classements a priori uniquement à but statistique peuvent avoir un impact sur des choses très concrètes, comme les taux de cotisations qui vous seront appliqués dès la première déclaration: Se voir appliquer 12,3% ou 21,2% sur le chiffre d’affaires, cela peut faire une sacrée différence !

Eh bien l’aide apportée par le chatbot du site a été particulièrement éclairante, en nous guidant sur deux à quatre niveaux de description de l’activité. (N’hésitez pas à définir plusieurs activités si nécessaire!).

La création de votre petite entreprise pas à pas

1. Se rendre sur le « Portail e-Procédures » de l’INPI procedures.inpi.fr.
2. S’inscrire ou se connecter.
   Le site propose la connexion via FranceConnect ou via un compte INPI (pour ma part je me connecte toujours via FranceConnect pour les sites institutionnels)
3. Choisir la procédure correspondant à l’opération que vous souhaitez réaliser. Pour mon cas : ENTREPRISES / Déposer une formalité de création d’entreprise (sur Guichet Unique)
4. Bouton « Créer une entreprise »
5. Préciser le Type d’entreprise.
   
6. Renseigner les champs.
   
   Attention si vous avez déjà exercé une activité non salariée en France l’application va vous demander le numéro d’identification unique. Pour mon cas cela n’a pas fonctionné, mon numéro (qui datait il est vrai de près de 20 ans !) ayant été considéré comme invalide !
7. Et c’est parti ! Vous arrivez au sommaire de votre dossier, qui compte 8 pages de formulaire :
   
8. Renseignez le formulaire dans l’ordre indiqué. Les champs obligatoires sont indiqués et sont contrôlés quand vous passez à la page suivante. Ne craignez rien, à partir de là votre dossier est en mode brouillon et est sauvegardé en temps réel. Vous pouvez arrêter à tout moment et reprendre votre dossier en suivant les étapes 1 à 3 > Suivre l’avancement d’une formalité d’entreprise
   • Informations relatives à l’entrepreneur,
     • Identité de l’entrepreneur
     • Volet social de l’entrepreneur
     • Régime micro-social
     • Adresse de l’entreprise
     • Contrat d’appui (S’il existe)
     • Renonciation à l’insaisissabilité de la résidence principale (Attention aux doubles négations ! je vous conseille de ne pas renoncer à l’insaisissabilité, sauf bonnes raisons).
     • Insaisissabilité autres résidences
   • Etablissements. Ici vous décrirez l’établissement principal et éventuellement des établissements secondaires. Où implantez-vous l’activité ? Votre domicile ? Une domiciliation ? Votre atelier, bureau ou boutique physique ?
   • Activités. Ici est la partie un peu complexe de la description de l’activité. Vous pouvez en décrire plusieurs lorsqu’elles sont de nature différentes. On vous demande de décrire chaque activité avec précision, cependant je vous conseille de penser long terme et de décrire des activités au contour suffisamment large pour ne pas être contraint à l’avenir. J’avoue que je mesure mal le risque de s’écarter au fil du temps de la description faite, parce que votre marché évolue ou que vous avez besoin de pivoter. Dans ce cas il reste toujours la possibilité de modifier ou d’ajouter une activité.
   • Nom de domaine
   • Options fiscales (Elles dépendent des choix que vous avez effectués précédemment: Régime d’imposition des bénéfices, Régime d’imposition de la TVA, Option pour le versmeent libératoire)
   • Adresse de correspondance
   • Pièces jointes (Ne joignez que les pièces nécessaires. Attention vous devez transmettre des pdf de documents que vous aurez certifiés conformes et signés à la main!).
   • Observations. C’est la zone où vous-même pouvez faire des observations sur le dossier. Attention l’espace est limité et certains caractères ne sont pas acceptés ! C’est également la section où l’INSEE vous demande si vous acceptez la diffusion des informations.
   • Informations complémentaires. L’application vous précise quel organisme sera chargé de l’instruction de votre dossier. Chambre des métiers, Tribunal de commerce, …
9. Lorsque vous avez terminé de constituer votre dossier (formulaire complet et pièces jointes enregistrées), vous pouvez passer à la signature du dossier. Tant que vous n’avez pas signé, vous pouvez reprendre votre dossier et le modifier.
10. Une fois votre dossier signé, l’application vous présente la somme et le détail des frais à payer. Vous pouvez alors payer en ligne.
11. Une fois votre paiement accepté, le dossier est transmis pour analyse et validation par l’INPI.
12. Quelque temps après vous recevez un mail qui vous informe d’une évolution de votre dossier. Retournez alors sur le site (étapes 1 à 3) et prenez connaissance du suivi du dossier. Si tout se passe bien, c’est l’INPI qui vous informe qu’il a validé le dossier, vous confirme le nom commercial de votre entreprise et son code APE (celui qui est lié à votre activité principale). Pour information pour moi le délai a été de 48h.
    L’INPI procède alors à la transmission du dossier à l’organisme chargé de l’instruction de la création de votre entreprise. Le dossier est en phase de validation finale, pour attribution du numéro SIREN.
13. Vous n’avez plus qu’à attendre la validation finale. (Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez commencer un certain nombre d’activités liées à votre entreprise, et communiquer à vos clients que l’immatriculation de l’entreprise est en cours avec la mention « numéro de SIRET en cours d’attribution »).

La création d’une petite entreprise est finalement assez facile sur le nouveau guichet unique des formalités de l’INPI

C’était donc ma troisième expérience de création d’une petite entreprise en un peu moins de vingt ans. Je considère qu’avoir un guichet numérique unique est plutôt une bonne chose, car on gagne du temps par rapport à l’époque où il fallait d’abord savoir à quel guichet s’adresser.

Mon bilan d’utilisateur

Bien sûr le parcours proposé par le guichet unique et les informations demandées sont plus denses que lorsqu’on créait une microentreprise (qu’on appelait alors autoentreprise) sur un site dédié.
Mais la multiplicité des parcours possibles n’est finalement pas un handicap, car l’application nous guide assez facilement dès la page d’accueil sur notre parcours spécifique, la navigation est assez fluide tout au long du parcours, et les aides proposées (notamment le chatbot) sont claires et efficaces.

Le seul point à surveiller reste la disponibilité du site et le nettoyage informatique de tous les messages intempestifs (sur fond rouge !) assez angoissants pour l’utilisateur lambda.

Un point d’amélioration selon moi reste encore l’effort pédagogique à faire sur le sens de certaines dénominations et les conséquences des choix qui sont réalisés à travers les champs du formulaire.

Et vous vous en êtes où ? vous avez déjà créé, où bien vous allez bientôt créer votre petite entreprise ?

Préparez-vous à cette étape de création de votre petite entreprise!

A quel moment passer à la création administrative de l’entreprise ? trois éléments de réponse:

• Quand vous en avez besoin pour commencer à mener des activités juridiques et commerciales. –> Donc au plus tard quand vous allez commencer à facturer.
• Quand vous voulez prendre une option sur un nom. Parce que le nom que vous allez choisir va être celui de toute votre présence marketing et commerciale: nom commercial de l’entreprise sur vos supports juridiques et commerciaux, sur votre site internet, sur vos comptes de réseaux sociaux, …
  Vous avez donc intérêt à faire vos recherche de nom et de disponibilité très en amont de la création proprement dite. –> Créez le plus tôt possible pour « être le premier » sur le nom que vous aurez choisi !
• Au bon moment pour bénéficier au maximum des aides et exonérations de charges prévues par la loi. N’oubliez pas que la plupart des règles fiscales et sociales sont basées sur l’année civile. –> Créez le plus tôt possible dans l’année ! En janvier plutôt qu’en novembre.

à préparer avant de passer à la création administrative

La création administrative n’est qu’une étape dans votre projet de création d’une petite entreprise. N’oubliez pas les phases amont, car la réussite de votre projet passe avant tout par la préparation ! En particulier rappelez-vous que :

• Votre réflexion sur le positionnement stratégique doit être bien avancée : quel marché, quels clients, quel positionnement concurrentiel, quel nom commercial, …
• La réflexion sur le modèle de business doit être pratiquement terminée, car c’est ce qui va déterminer pour une grande part la nature de vos activités principales et secondaires. Commerciales, artisanales, libérales ? produits physiques ou dématérialisés ? prestations de services soumises à réglementation ? D’où vont venir les revenus de votre entreprise ? …
• Votre réflexion sur le choix du type d’entreprise et du statut doit être validée en amont. Car on l’a vu, c’est la première question posée par l’application. C’est un choix très engageant pour l’avenir. C’est un choix qui dépend en grande partie de votre situation personnelle et de votre ambition à moyen terme, et qui détermine – à activité égale – le niveau de vos revenus ultérieurs. Entreprise individuelle ou société ? régime micro ou réel ? dispense de TVA ou pas ? Versement libératoire de l’impôt sur le revenu ?… Soyez sûrs de vos choix !

Voilà. Vous êtes prêts pour cette étape de création administrative, dans votre projet.
J’espère que cet article aura permis que vous ayez moins de crainte pour franchir cette étape.
Après, vous savez que tout reste à faire pour réussir dans cette passionnante aventure de créer une petite entreprise ! Bon vent à vous, et profitez bien du voyage !

Adresses utiles:
https://procedures.inpi.fr/ via https://formalites.entreprises.gouv.fr/
Astuce : pour éviter d’atterrir sur des sites malveillants ou à la limite de l’escroquerie (vous savez à la grande époque du lancement des auto-entrepreneurs il y avait un site officiel et gratuit, mais une poignée de sites s’étaient montés pour vous faire payer cette prestation gratuite sans aucune valeur ajoutée !)